Menilai Kinerja Manajer

Sumber gambar: manajemen-sdm.com

Menilai Kinerja Manajer - Ada beberapa cara menilai kinerja manajer yang bisa digunakan pada suatu instansi. Pada prinsipnya penilaian kinerja tersebut dirumuskan dari pemahaman akan pengertian dan fungsi manajemen. Yaitu suatu proses yang terdiri dari kegiatan pengorganisasian, perencanaan, menggerakkan dan pengawasan yang dilaksanakan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan bantuan manusia dan sumber-sumber daya lainnya.

Definisi manajemen yang dikemukakan oleh George R. Terry diatas menegaskan bahwa ada empat kegiatan pokok seorang manajer, yaitu kegiatan pengorganisasian, perencanaan, menggerakkan dan pengawasan. Dalam postingan ini pembahasan akan saya fokuskan pada penilaian kinerja manajer. Jadi pendalaman terkait kegiatan manajerial diatas tidak saya jabarkan secara rinci. Hanya akan saya ulas beberapa indikator yang bisa digunakan untuk menilai kinerja manajer.

Untuk bisa melakukan penilaian kinerja manajer, terlebih dahulu perlu ditetapkan indikator kunci sebagai tolok ukur standar yang akan dinilai. Penentuan indikator ini bisa diambil dari kegiatan pokok manajer dan ditentukan cara menilainya. Misalnya saja pada kegiatan perencanaan, seorang manajer bisa dinilai dari wujud program kerja yang dibuatnya. Maka indikator kunci yang bisa dipilih adalah ketersediaan program kerja.

Sebagai bahan diskusi agar ada sedikit gambaran mengenai penilaian kinerja manajer, berikut ini beberapa indikator kunci dan cara menilainya. Beberapa indikator yang saya tuliskan dipostingan ini sudah diimplementasikan di salah satu rumah sakit swasta di Yogyakarta. Dalam implementasinya, penilaian kinerja manajer ini bisa dilakukan dalam periode triwulanan maupun bulanan. Tergantung kebijakan masing-masing instansi.

1. Ketersediaan Program Kerja

Pada umumnya program kerja dibuat setiap akhir tahun untuk menyusun rencana kegiatan pada bulan berikutnya. Penyusunan program kerja yang baik adalah dibuat berdasarkan hasil analisis capaian program kerja sebelumnya, hasil evaluasi kinerja sebelumnya, dan mengacu pada rencana strategik yang sudah disusun manajemen. Data-data tersebut disajikan dan diolah kemudian dianalisan menggunakan rumus SWOT. Dari hasil analisa ini nantinya bisa dirumuskan program-program yang akan dijalankan di tahun berikutnya.

Ada beberapa instansi yang memberikan target tertentu dalam program kerja manajerial. Misalnya saja target pendapatan, pengeluaran, efisiensi, atau target capaian indikator mutu. Penentuan target-target ini tentunya sudah diperhitungkan sebelumnya dengan melihat visi misi atau tujuan instansi yang akan dicapai.

Salah satu kinerja manajer dapat dinilai dari ketersediaan program kerja terkait unit atau bagian yang menjadi tanggung jawabnya. Ketersediaan program ini untuk menilai kemampuan manajer dalam menjalankan fungsi perencanaan. Minimal para manajer harus bisa membuat program kerja dan dibuktikan dengan adanya dokumen program kerja yang telah disahkan oleh atasan.

2. Capaian Program Kerja

Program kerja yang telah dibuat tentunya juga harus dilaksanakan. Permasalahan yang biasa terjadi adalah setelah program kerja di buat ternyata banyak yang tidak terlaksana. Meskipun di awal sudah disusun dengan cara yang benar dan baik, namun realisasinya tidak seperti yang diharapkan. Memang tidak harus terlaksana semua,  namun pihak manajemen tentunya punya standar capaian program kerja yang telah ditetapkan.

Melihat permasalahan tersebut, ada kemungkinan disebabkan karena kurangnya pengawasan manajer terhadap pelaksanaan program kerja. Terkadang seorang manajer baru menyadari ketika menjelang akhir tahun bahwa banyak program yang terlewatkan belum dilaksanakan. Sehingga seringkali kegiatan di akhir tahun menjadi padat karena mengejar target capaian program kerja.

Agar pengawasan manajer terhadap program kerja berjalan dengan baik, perlu peraturan terkait pelaporan capaian program kerja. Terutama terkait periode pelaporan dan bentuk laporan. Misalnya saja manajer diharuskan melaporkan capaian program kerja setiap bulan. Sehingga pihak manajemen juga dapat memantau capaian program kerja dari setiap bagian dan membandingkannya dengan target instansi.

Penilaian kinerja manajer salah satunya dilakukan dengan memantau capaian program kerja setiap bulan. Prosentase capaian direkapitulasi dan dibuat trend dari bulan ke bulan. Setiap tiga bulan dan di akhir tahun di rata-rata. Capaian rata-rata ini bisa disajikan dalam bentuk raport kinerja manajerial.

3. Bukti Koordinasi dan Sosialisasi

Indikator kunci untuk menilai kinerja manajer yang selanjutnya adalah bukti koordinasi dan sosialisasi. Koordinasi dan sosialisasi menjadi salah satu kegiatan manajer dalam menggerakkan fungsional dibagiannya. Seorang manajer memiliki tugas melakukan komunikasi dengan atasan dan dengan staf fungsional dibagiannya. Dalam garis komunikasi ini seorang manajer harus menjaga apa yang diinginkan manajemen sampai kepada staf dibagiannya. Begitu juga sebaliknya, manajer harus bisa menyampaikan kondisi yang sebenarnya dan aspirasi dari staf fungsional kepada atasan atau manajemen.

Sebagai bukti atas dijalankannya komunikasi ini adalah adanya dokumentasi notulen bukti koordinasi dan sosialisasi. Ada tidaknya notulen inilah yang dinilai. Setiap bulan semua manajer diharuskan mengumpulkan bukti notulen ke bagian administrasi atau bagian penilai. Jika tugas penilaian kinerja ini menjadi tugas SPI, maka bisa dibuat sistem penilaian kinerja dengan melibatkan SPI.

Penilaian terhadap bukti notulensi bisa dilakukan dengan memberikan scoring. Misalnya dengan mepertimbangkan jumlah nutulen yang didokumentasikan. Katakanlah skor 0 ketika tidak memiliki bukti notulen sama sekali, skor 5 untuk 1-4 notulen, atau skor 10 ketika memiliki notulen lebih dari 4. Scoring bisa diwujudkan dalam bentuk prosentase, semua tergantung kemudahan untuk implementasi.

4. Capaian Implementasi Regulasi

Salah satu indikator untuk melihat kinerja manajer dalam menjalankan fungsi "menggerakkan" adalah melalui capaian implementasi regulasi. Saya rasa setiap instansi memiliki regulasi yang harus dipatuhi dan dijadikan sebagai acuan dalam menjalankan fungsi organisasi dan pelayanan. Tanpa regulasi yang implementatif, bisa dipastikan sistem organisasi dan pelayanan tidak dapat berjalan dengan baik.

Setiap instansi tentunya tidak ingin regulasi yang sudah dibuat hanya menjadi macan kertas, atau sekedar syarat legalitas tertentu saja. Akan lebih baik ketika regulasi tersebut diimplementasikan dan difungsikan sebagaimana kodratnya. Pada akhirnya nanti sistem berjalan dengan baik.

Lalu bagaimana cara menilai implementasi regulasi? Salah satu cara yang biasa digunakan adalah menggunakan ceklis survey implementasi SPO. Meskipun sebenarnya regulasi tidak hanya berbentuk SPO, melainkan ada kebijakan, pedoman, panduan, juknis, dan lain sebagainya.

Setiap manajer diharuskan melakukan penilaian implementasi SPO menggunakan format pelaporan yang disepakati atau ditetapkan oleh manajemen. Pada prinsipnya laporan implementasi harus bisa menunjukkan prosentase capaian implementasi. Sehingga dari waktu ke waktu biaa diamati bagaimana sebuah pelayanan menjalankan regulasi yang sudah ditetapkan.

5. Bukti Tindak Lanjut Monev Atau Komplain

Indikator kunci terakhir yang akan saya bahas adalah bukti tindak lanjut monev atau komplain. Indikator ini penting untuk dimasukkan sebagai poin penilaian kinerja manajer. Hal ini untuk melihat output sebuah unit atau bagian dan juga respon manajer terhadap permasalahan di bagiannya.

Pada prinsipnya sumber monev atau komplain bisa berasal dari internal maupun eksternal. Bisa dari pelanggan langsung, relasi,  atasan, dan juga bagian penilai mutu atau pengawas. Ketika setiap monev atau komplain terdokumentasi dengan baik, maka perbaikan pelayanan bisa dilakukan dengan baik. Manajemen akan punya cukup data sebagai bahan untuk mengambil keputusan terkait sesuatu hal. Juga akan lebih mudah memetakan dan membuat prioritas sektor mana saja yang harus segera diperbaiki.

Penilaian terhadap bukti tindak lanjut monev atau komplain inipun bisa dilakukan dengan cara scoring. Yaitu dengan membandingkan total komplain yang didapat dengan bukti laporan tindak lanjut yang sudah dibuat. Prosentase capaian ini bisa lebih dispesifikkan lagi dengan membagi ke dalam kelompok monev yang sudah ditindaklanjuti, kelompok monev yang sedang ditindaklanjuti, dan kelompok monev yang belum ditindaklanjuti. Pengelompokan ini menjadi solusi ketika ada monev yang membutuhkan waktu cukup lama dalam penyelesaiannya. Misalnya terkait kasus yang butuh telusur yang memerlukan data dari beberapa pihak terkait. Pelaporan secara berkala akan semakin memahamkan para manajer terkait permasalahan dibagiannya.

Demikianlah sharing tentang cara menilai kinerja manajer yang mungkin bisa bermanfaat. Tentunya indikator yang saya ulas diatas masih perlu penjabaran lebih detil dengan mengacu pada beberapa referensi buku atau pandangan para ahli dalam bidang manajemen. Namun perlu juga diingat bahwa guru terbaik adalah pengalaman hidup kita. Maka dari itu belajar dengan cara mengimplementasikan secara langsung perlu juga dilakukan.