![]() |
Sumber gambar: manajemen-sdm.com |
Menilai Kinerja Manajer - Ada beberapa cara menilai kinerja manajer yang bisa digunakan
pada suatu instansi. Pada prinsipnya penilaian kinerja tersebut dirumuskan dari
pemahaman akan pengertian dan fungsi manajemen. Yaitu suatu proses yang terdiri
dari kegiatan pengorganisasian, perencanaan, menggerakkan dan pengawasan yang
dilaksanakan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditetapkan
dengan bantuan manusia dan sumber-sumber daya lainnya.
Definisi manajemen yang dikemukakan oleh George R. Terry diatas
menegaskan bahwa ada empat kegiatan pokok seorang manajer, yaitu kegiatan pengorganisasian,
perencanaan, menggerakkan dan pengawasan. Dalam postingan ini pembahasan akan
saya fokuskan pada penilaian kinerja manajer. Jadi pendalaman terkait kegiatan
manajerial diatas tidak saya jabarkan secara rinci. Hanya akan saya ulas
beberapa indikator yang bisa digunakan untuk menilai kinerja manajer.
Untuk bisa melakukan penilaian kinerja manajer, terlebih
dahulu perlu ditetapkan indikator kunci sebagai tolok ukur standar yang akan dinilai.
Penentuan indikator ini bisa diambil dari kegiatan pokok manajer dan ditentukan
cara menilainya. Misalnya saja pada kegiatan perencanaan, seorang manajer bisa
dinilai dari wujud program kerja yang dibuatnya. Maka indikator kunci yang bisa
dipilih adalah ketersediaan program kerja.
Sebagai bahan diskusi agar ada sedikit gambaran mengenai
penilaian kinerja manajer, berikut ini beberapa indikator kunci dan cara menilainya.
Beberapa indikator yang saya tuliskan dipostingan ini sudah diimplementasikan
di salah satu rumah sakit swasta di Yogyakarta. Dalam implementasinya,
penilaian kinerja manajer ini bisa dilakukan dalam periode triwulanan maupun bulanan.
Tergantung kebijakan masing-masing instansi.
1. Ketersediaan Program Kerja
Pada umumnya program kerja dibuat setiap akhir tahun untuk
menyusun rencana kegiatan pada bulan berikutnya. Penyusunan program kerja yang
baik adalah dibuat berdasarkan hasil analisis capaian program kerja sebelumnya,
hasil evaluasi kinerja sebelumnya, dan mengacu pada rencana strategik yang
sudah disusun manajemen. Data-data tersebut disajikan dan diolah kemudian
dianalisan menggunakan rumus SWOT. Dari hasil analisa ini nantinya bisa
dirumuskan program-program yang akan dijalankan di tahun berikutnya.
Ada beberapa instansi yang memberikan target tertentu dalam
program kerja manajerial. Misalnya saja target pendapatan, pengeluaran,
efisiensi, atau target capaian indikator mutu. Penentuan target-target ini
tentunya sudah diperhitungkan sebelumnya dengan melihat visi misi atau tujuan
instansi yang akan dicapai.
Salah satu kinerja manajer dapat dinilai dari ketersediaan
program kerja terkait unit atau bagian yang menjadi tanggung jawabnya.
Ketersediaan program ini untuk menilai kemampuan manajer dalam menjalankan fungsi
perencanaan. Minimal para manajer harus bisa membuat program kerja dan dibuktikan
dengan adanya dokumen program kerja yang telah disahkan oleh atasan.
2. Capaian Program Kerja
Program kerja yang telah dibuat tentunya juga harus
dilaksanakan. Permasalahan yang biasa terjadi adalah setelah program kerja di buat
ternyata banyak yang tidak terlaksana. Meskipun di awal sudah disusun dengan
cara yang benar dan baik, namun realisasinya tidak seperti yang diharapkan.
Memang tidak harus terlaksana semua,
namun pihak manajemen tentunya punya standar capaian program kerja yang
telah ditetapkan.
Melihat permasalahan tersebut, ada kemungkinan disebabkan
karena kurangnya pengawasan manajer terhadap pelaksanaan program kerja.
Terkadang seorang manajer baru menyadari ketika menjelang akhir tahun bahwa
banyak program yang terlewatkan belum dilaksanakan. Sehingga seringkali
kegiatan di akhir tahun menjadi padat karena mengejar target capaian program
kerja.
Agar pengawasan manajer terhadap program kerja berjalan
dengan baik, perlu peraturan terkait pelaporan capaian program kerja. Terutama
terkait periode pelaporan dan bentuk laporan. Misalnya saja manajer diharuskan
melaporkan capaian program kerja setiap bulan. Sehingga pihak manajemen juga
dapat memantau capaian program kerja dari setiap bagian dan membandingkannya
dengan target instansi.
Penilaian kinerja manajer salah satunya dilakukan dengan
memantau capaian program kerja setiap bulan. Prosentase capaian direkapitulasi
dan dibuat trend dari bulan ke bulan. Setiap tiga bulan dan di akhir tahun di rata-rata.
Capaian rata-rata ini bisa disajikan dalam bentuk raport kinerja manajerial.
3. Bukti Koordinasi dan Sosialisasi
Indikator kunci untuk menilai kinerja manajer yang
selanjutnya adalah bukti koordinasi dan sosialisasi. Koordinasi dan sosialisasi
menjadi salah satu kegiatan manajer dalam menggerakkan fungsional dibagiannya. Seorang
manajer memiliki tugas melakukan komunikasi dengan atasan dan dengan staf fungsional
dibagiannya. Dalam garis komunikasi ini seorang manajer harus menjaga apa yang diinginkan
manajemen sampai kepada staf dibagiannya. Begitu juga sebaliknya, manajer harus
bisa menyampaikan kondisi yang sebenarnya dan aspirasi dari staf fungsional
kepada atasan atau manajemen.
Sebagai bukti atas dijalankannya komunikasi ini adalah
adanya dokumentasi notulen bukti koordinasi dan sosialisasi. Ada tidaknya
notulen inilah yang dinilai. Setiap bulan semua manajer diharuskan mengumpulkan
bukti notulen ke bagian administrasi atau bagian penilai. Jika tugas penilaian
kinerja ini menjadi tugas SPI, maka bisa dibuat sistem penilaian kinerja dengan
melibatkan SPI.
Penilaian terhadap bukti notulensi bisa dilakukan dengan
memberikan scoring. Misalnya dengan mepertimbangkan jumlah nutulen yang
didokumentasikan. Katakanlah skor 0 ketika tidak memiliki bukti notulen sama
sekali, skor 5 untuk 1-4 notulen, atau skor 10 ketika memiliki notulen lebih
dari 4. Scoring bisa diwujudkan dalam bentuk prosentase, semua tergantung
kemudahan untuk implementasi.
4. Capaian Implementasi Regulasi
Salah satu indikator untuk melihat kinerja manajer dalam
menjalankan fungsi "menggerakkan" adalah melalui capaian implementasi
regulasi. Saya rasa setiap instansi memiliki regulasi yang harus dipatuhi dan
dijadikan sebagai acuan dalam menjalankan fungsi organisasi dan pelayanan.
Tanpa regulasi yang implementatif, bisa dipastikan sistem organisasi dan
pelayanan tidak dapat berjalan dengan baik.
Setiap instansi tentunya tidak ingin regulasi yang sudah
dibuat hanya menjadi macan kertas, atau sekedar syarat legalitas tertentu saja.
Akan lebih baik ketika regulasi tersebut diimplementasikan dan difungsikan sebagaimana
kodratnya. Pada akhirnya nanti sistem berjalan dengan baik.
Lalu bagaimana cara menilai implementasi regulasi? Salah satu
cara yang biasa digunakan adalah menggunakan ceklis survey implementasi SPO. Meskipun
sebenarnya regulasi tidak hanya berbentuk SPO, melainkan ada kebijakan,
pedoman, panduan, juknis, dan lain sebagainya.
Setiap manajer diharuskan melakukan penilaian implementasi
SPO menggunakan format pelaporan yang disepakati atau ditetapkan oleh
manajemen. Pada prinsipnya laporan implementasi harus bisa menunjukkan
prosentase capaian implementasi. Sehingga dari waktu ke waktu biaa diamati
bagaimana sebuah pelayanan menjalankan regulasi yang sudah ditetapkan.
5. Bukti Tindak Lanjut Monev Atau Komplain
Indikator kunci terakhir yang akan saya bahas adalah bukti
tindak lanjut monev atau komplain. Indikator ini penting untuk dimasukkan
sebagai poin penilaian kinerja manajer. Hal ini untuk melihat output sebuah unit
atau bagian dan juga respon manajer terhadap permasalahan di bagiannya.
Pada prinsipnya sumber monev atau komplain bisa berasal dari
internal maupun eksternal. Bisa dari pelanggan langsung, relasi, atasan, dan juga bagian penilai mutu atau
pengawas. Ketika setiap monev atau komplain terdokumentasi dengan baik, maka
perbaikan pelayanan bisa dilakukan dengan baik. Manajemen akan punya cukup data
sebagai bahan untuk mengambil keputusan terkait sesuatu hal. Juga akan lebih
mudah memetakan dan membuat prioritas sektor mana saja yang harus segera
diperbaiki.
Penilaian terhadap bukti tindak lanjut monev atau komplain inipun
bisa dilakukan dengan cara scoring. Yaitu dengan membandingkan total komplain
yang didapat dengan bukti laporan tindak lanjut yang sudah dibuat. Prosentase capaian
ini bisa lebih dispesifikkan lagi dengan membagi ke dalam kelompok monev yang
sudah ditindaklanjuti, kelompok monev yang sedang ditindaklanjuti, dan kelompok
monev yang belum ditindaklanjuti. Pengelompokan ini menjadi solusi ketika ada
monev yang membutuhkan waktu cukup lama dalam penyelesaiannya. Misalnya terkait
kasus yang butuh telusur yang memerlukan data dari beberapa pihak terkait. Pelaporan
secara berkala akan semakin memahamkan para manajer terkait permasalahan dibagiannya.
Demikianlah sharing tentang cara menilai kinerja manajer
yang mungkin bisa bermanfaat. Tentunya indikator yang saya ulas diatas masih
perlu penjabaran lebih detil dengan mengacu pada beberapa referensi buku atau
pandangan para ahli dalam bidang manajemen. Namun perlu juga diingat bahwa guru
terbaik adalah pengalaman hidup kita. Maka dari itu belajar dengan cara
mengimplementasikan secara langsung perlu juga dilakukan.
No comments
Terima kasih sudah berkunjung ke Blog saya. Silakan tinggalkan komentar dan share artikelnya. Jabat erat.